Tietosuoja ja julkisuus

Henkilötietojen käsittely sosiaaliturva-asioiden muutoksenhakulautakunnassa

Sosiaaliturva-asioiden muutoksenhakulautakunnassa SAMU:ssa käsitellään muutoksenhakijoiden ja muiden käsiteltäviin asioihin liittyvien henkilöiden henkilötietoja. Tällä sivulla kerromme henkilötietojen käytöstä ja esimerkiksi siitä, mitä henkilötietoja muutoksenhakulautakunnassa käsitellään, mistä tietoja saadaan ja kenelle niitä luovutetaan.

Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja käsitellään SAMU:n ratkaistessa lakimääräiseen tehtäväänsä liittyviä valitus- ja poistoasioita.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on siten SAMU:n lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. SAMU:n toiminnasta säädetään laissa sosiaaliturva-asioiden muutoksenhakulautakunnasta (1299/2006).

Minkälaisia henkilötietoja muutoksenhakulautakunnassa käsitellään?

Asioiden yhteydessä käsitellään muutoksenhakijan, vakuutetun tai muiden asiaan liittyvien henkilöiden henkilötietoja. Näitä ovat henkilön perustiedot (esimerkiksi nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot) ja valituksenalaisen päätöksen tiedot. Lisäksi käsiteltäviin henkilötietoihin kuuluvat muut asian käsittelyn kannalta olennaiset tiedot, muun muassa hakemuksessa sekä valituksessa, lisäselvityksissä ja näiden liitteissä (esimerkiksi lääkärinlausunnot, työskentely- ja tulotiedot, vuokrasopimukset ja työtodistukset) annetut tiedot.

Mistä henkilötietoja saadaan?

Muutoksenhakulautakunnassa käsiteltävät henkilötiedot ovat pääsääntöisesti peräisin muutoksenhakijalta itseltään tai ensiasteen päätöksenantajalta (käsiteltävästä etuuslajista riippuen Kansaneläkelaitos, työpaikkakassa, työttömyyskassat, työ- ja elinkeinotoimisto, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus, Koulutusrahasto tai työttömyysvakuutusrahasto). Päätöksenantajat toimittavat muutoksenhakulautakunnalle asiaan ja valituksenalaiseen päätökseen liittyvät tiedot ja asiakirjat (esimerkiksi hakemuksen ja sen liitteet) sekä valituksen liitteineen.

Muutoksenhakulautakunnalla on lisäksi lakiin perustuva yleinen oikeus saada valitusasian käsittelyssä välttämättömiä tietoja muilta viranomaisilta sekä julkista tehtävää hoitavilta yhteisöiltä, vakuutus- ja eläkelaitoksilta sekä laillistetuilta lääkäreiltä ja muilta terveydenhuollon ammattihenkilöiltä sekä etuuslajikohtaisesti mm. työnantajilta, koulutuspalvelujen tuottajilta ja muilta oppilaitoksilta sekä työllistymistä edistävien palveluiden järjestäjiltä. Työmarkkinatukea koskevissa asioissa tietoja voidaan eräissä tapauksissa saada myös pankeilta ja rahalaitoksilta.

Luovutetaanko henkilötietoja muutoksenhakulautakunnan ulkopuolelle?

SAMU luovuttaa tietoja vain rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella, taikka lainsäädännön niin määrätessä. SAMU:n työntekijät ja jäsenet toimivat virkavastuulla ja ovat salassapitovelvollisia.

Hallintolainkäyttölain mukaan asianosaiselle on ennen asian ratkaisemista varattava tilaisuus antaa selityksensä muiden tekemistä vaatimuksista ja sellaisista selvityksistä, jotka voivat vaikuttaa asian ratkaisuun. Tässä yhteydessä henkilötietoja voidaan luovuttaa muille asianosaisille.

Mikäli muutoksenhakulautakunnan päätöksestä valitetaan vakuutusoikeuteen, luovutetaan vakuutusoikeudelle asian käsittelyssä mukana olleet asiakirjat oikeudenkäynnistä vakuutusoikeudessa annetun lain nojalla. Tietoja voidaan luovuttaa lakiin perustuvan velvoitteen perusteella myös muille viranomaisille, esimerkiksi kantelujen käsittelyn yhteydessä laillisuusvalvojille.

Tietoja säilytetään ja käsitellään sähköisesti muutoksenhakulautakunnalle palveluja tuottavien yritysten järjestelmissä. SAMU käyttää vain tietosuojaedellytykset täyttävien yritysten palveluja ja edellyttää kumppaneiltaan sekä näiden työntekijöiltä tietojen huolellista käsittelyä ja sitoutumista salassapitoon.

Siirretäänkö henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään pääasiassa EU- ja ETA-alueella. Tunnistetietoja siirretään myös järjestelmään, jonka osalta palvelimet sijaitsevat EU- ja ETA-alueen ulkopuolella, valtiossa, jonka osalta Euroopan komissio on tehnyt päätöksen tietosuojan riittävästä tasosta. Arkaluonteisia tietoja, kuten esimerkiksi henkilön terveystietoja tai taloudellista tilannetta kuvaavia tietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Muutoksenhakulautakunnan päätökset, pöytäkirjat sekä valmistelu- ja esittelymuistiot säilytetään pysyvästi. Muut asiakirjat säilytetään noin 4 vuotta asian ratkaisun jälkeen.

Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen perustuvat oikeutesi rekisteröitynä

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö SAMU:ssa sinua koskevia tietoja. Jos henkilötietojasi käsitellään, sinulla on oikeus saada pääsy tietoihin.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus vaatia, että itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot oikaistaan.

Oikeus tietojen poistamiseen

Oikeutta tietojen poistamiseen ei sovelleta SAMU:ssa tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn, koska käsittelyn perusteena on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on tietosuoja-asetuksessa säädettyjen edellytysten täyttyessä oikeus siihen, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta henkilötietojen käsittelyyn SAMU:ssa, koska käsittelyn oikeusperusteena ei ole suostumus tai sopimus.

Vastustamisoikeus

Oikeutta tietojen käytön vastustamiseen ei sovelleta SAMU:ssa tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn, koska käsittelyn perusteena on lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Oikeus tehdä valitus

Jos katsot, että tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiasi on loukattu, on sinulla oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa henkilötietojen käsittelyn valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu.

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Sosiaaliturva-asioiden muutoksenhakulautakunnassa SAMU:ssa muutoksenhakuasiat käsitellään lähes kaikissa tapauksissa kirjallisen aineiston perustuen. Asioiden käsittelyä varten on lautakunnassa oma sähköinen asiankäsittelyjärjestelmä. Paperimuotoiset asiakirjat saatetaan lautakunnassa sähköiseen muotoon. Samoin mahdollisten suullisten käsittelyjen aineistot.

Asiakirjat liittyvät käsiteltäviin muutoksenhakuasioihin ja sisältävät pääosin henkilötietoja sekä julkisuuslain (621/1999) 24 §:n nojalla salassa pidettäviä tietoja. Asiakirjoja tai edes asiaan liittyviä tunniste- tai diaaritietoja ei siten luovuteta muulle kuin asianosaiselle tai nimenomaiseen lain määräyksen perustuen toiselle viranomaiselle tai muulle taholle.

Muutoksenhakuasioiden käsittelyyn sovelletaan lisäksi lakia oikeudenkäynnin julkisuudesta hallintotuomioistuimissa (381/2007), jonka 9 § 2 momentin 4-kohdan mukaan asianosaisellakaan ei ole pääsyä asiakirjoihin siltä osin kuin niihin sisältyy tietoja hallintotuomioistuimen neuvottelusta. Tällainen kokonaan salassa pidettävä asiakirja on SAMUssa asian esittelyä varten laadittu muistio.

Asiakirjojen antamisesta tai salassa pitämisestä päättää lautakunta itse.

Kehen olla yhteydessä?

Henkilötietojen käsittelyyn tai asiakirjojen julkisuuteen liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä SAMU:n kirjaamoon. Voit lähettää viestisi sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@samu.fi tai postitse osoitteeseen sosiaaliturva-asioiden muutoksenhakulautakunta, PL 39, 00521 Helsinki.

Lisätietoja tietosuojasta ja EU:n yleisestä tietosuoja-asetuksesta saat myös tietosuojavaltuutetun sivuilta.

Lisätietoja asiakirjojen julkisuudesta saat myös oikeusministeriön esitteestä.

Tietosuojavastaava

SAMU:n tietosuojavastaavana toimii hallintopäällikkö Matti Arola, puh. 0295 163870, matti.arola@samu.fi.